Een verwerkingsregister verplicht?
De Algemene Verordening Gevegensbescherming (AVG) verplicht het bijhouden van een verwerkingsregister voor elke organisatie met meer dan 250 werknemers, maar ook voor organisaties met minder dan 250 werknemers waarbinnen:
- Risicovolle verwerkingen van persoonsgegevens plaatsvinden;
- Bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt; en
- Structurele verwerkingen plaatsvinden.
Kortom, de verplichting tot het bijhouden van een verwerkingsregister geldt voor nagenoeg elke organisatie.
Wat er in een verwerkingsregister moet staan
Het verwerkingsregister bevat informatie over de persoonsgegevens die worden verwerkt binnen een organisatie. In het verwerkingsregister staat welke persoonsgegevens er worden gebruikt, voor welk doel , waar ze zijn opgeslagen en met wie ze eventueel worden gedeeld. In artikel 30 van de Algemene Verordening Gevegensbescherming staan de specifieke eisen opgesomd die minimaal dienen te zijn opgenomen in het verwerkingregister van een ´verwerkingsverantwoordelijke´, dit zijn:
- de naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en eventuele gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, en, in voorkomend geval, van de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke en van de functionaris gegevensbescherming;
- de verwerkingsdoeleinden;
- een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en categorieën van persoonsgegevens;
- de categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, onder meer ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
- indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, met inbegrip van de vermelding van dat derde land of die internationale organisatie de documenten inzake de passende waarborgen;
- indien mogelijk, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist; en
- indien mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
Ook de ´verwerker´ is verplicht een register bij te houden. Dit register ziet er nagegoeg hetzelfde uit als het register van de verwerkingsverantwoordelijke.
Legal Q kan u bijstaan in het opstellen van een verwerkingsregister. Wij kunnen bijvoorbeeld een verwerkingsregister opmaken waarin u zelf van tijd tot tijd aanpassingen kunt doen, zodat uw register altijd up-to-date blijft.
Neem contact met ons op
Voor meer informatie omtrent deze dienst of wanneer u andere vragen heeft in het kader van de AVG kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.